Estrategia de Comunicación Interna

Presentación y justificación

Pese a que no se ha realizado un diagnóstico real y parametrizado que permita conocer el verdadero estado de las comunicaciones internas en el Instituto Distrital de las Artes – Idartes, la observación directa, eventualidades en la difusión y recepción de la información y la recogida de opiniones de servidores han puesto de manifiesto la existencia de deficiencias en los procesos de comunicación interna de la entidad. En la mayoría de los casos por el uso inadecuado de los canales de comunicación y la falta de una política que direcione el sentido de las comunicaciones.

Por tal razón, este documento pretende una acción de mejora, ligado a una nueva política recientemente presentada por el Área de Comunicaciones, definiendo y estableciendo la estructura de un Plan de Comunicación Interna que no solo brinde una luz sobre el manejo de los canales, la información y los públicos, sino también sirva de elemento estructurante de la cultura y clima organizacional.

La información y sus contenidos, los canales por donde los comunicamos, el tono de comunicación que empleamos y los públicos internos a los que va dirigida son la base para que el proceso de la comunicación sea eficaz. Por tal razón, es determinante que exista una sintonía entre las partes que participan activamente en la construcción de la identidad, la cultura y el clima: el Área de Comunicaciones, el Área de Talento Humano y Bienestar, y demás áreas transversales, todas bajo la línea estipulada desde la Dirección.

Objetivo General

Presentar un Plan de Comunicación Interna que permita direccionar el flujo de la información que se genera en el Instituto Distrital de las Artes – Idartes, apropiándose de los canales idóneos y del reconocimiento de los públicos a los que va dirigida.

Objetivos Específicos

  • Contribuir con la construcción de la identidad institucional.
  • Facilitar los canales para que circule correcta y efectivamente la información de uso e interés organizacional tales como la intranet, correo masivo institucional, carteleras, piezas visuales impresas y digitales y audiovisuales, entre otros.
  • Mejorar procesos de comunicación entre los servidores y promover su participació́n.
  • Promover el conocimiento de la misionalidad del Instituto.
     

Metodología

Desarrollar este Plan de Acción de Comunicación Interna, requiere, en primera medida, que se conforme un equipo multidisciplinar que responda a las necesidades de la comunicación en una entidad que crece rápidamente y que está fraccionada en sedes. Como segunda medida realizar una revisión de los canales existentes y caracterizarlos reconociéndoles a cada uno sus fortalezas. Tercero, implementar las acciones del Plan que dan respuesta a las necesidades ya reconocidas y por último, una evaluación semestral de resultados e indicadores que permitan ejecutar planes de mejora.

  • Fase I: Conformación del equipo de Comunicaciones Internas.
  • Fase II: Identificación de las necesidades de comunicación y posibles acciones de mejora. Tambien caracterización de los canales existentes.
  • Fase III: Implementación del Plan de Acción de Comunicación Interna.
  • Fase IV: Evaluación de resultados / indicadores. Propuestas de mejora.
     

Equipo de Comunicación Interna

Como primera fase de la estrategia es clave la conformación del equipo que desarrollará y coordinará las comunicaciones del Instituto. De acuerdo con la aproximación diagnóstica realizada se considera que el equipo esté conformado de la siguiente manera:

  • 1 Coordinador General
  • 1 periodista practicante
  • 1 fotógrafo practicante
  • 1 diseñador

Nota: En este momento el equipo está conformado por el profesional universitario del área quien coordina al equipo, un diseñador y un apoyo en el manejo de la plataforma Drupal.

Canales de Comunicación

Existentes:

  • Intranet
  • Correo Institucional
  • Cartelera
  • Boletines digitales
  • Web de la entidad

Propuestos:

  • Cartillas pedagógicas
  • Manual de Bienvenida
  • Buzón de comunicaciones
  • Merchandising
  • Piezas divulgativas visuales (impresas y digitales) y audiovisuales
  • Desayuno con el Director
  • Encuestas y evaluaciones
     

Plan de Acción de Comunicación Interna

De acuerdo con la información recogida, tal y como hasta ahora se ha hecho, este es el Plan de Acción que se propone desarrollar:

 

Tópicos a evaluar:

  • La percepción que tienen el personal de la entidad sobre el avance de la estrategia.
  • Los posibles frenos o problemas de comunicación en el desarrollo la estrategia.
  • Detectar las necesidades de información frente a la estrategia.
  • Evaluar la calidad de los contenidos y la eficacia de los canales de comunicación.
  • Identificar los intereses del personal de la entidad frente a la estrategia.
     

Indicadores De Gestión:

  • Número de servidores que se benefician de los concursos desarrollados.
  • Encuesta de Comunicación Interna a los 12 meses posteriores a su implementación.
  • Número de visitas que recibe la Intranet en las secciones de Noticias, Eventos y Clasificados.
     

De Procesos:

  • Número de campañas desarrolladas en cada táctica cada año.
  • Número de acciones de mejora desarrollados en el plazo de un año.
     

De Impacto:

  • Porcentaje de variación de la media de la valoración global de la comunicacion en la entidad (entre la encuesta previa y la posterior).