Sabías que…

La Ley 594 de 2000, en su artículo 11, establece la obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos; la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original y el ciclo vital de los documentos.

Además, que en su artículo 16  establece como una de las obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas, velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y que serán responsables de su organización y conservación.

Por lo tanto, te invitamos a realizar la solicitud de creación y conformación de expedientes electrónicos en el Sistema de Gestión Documental Orfeo y así cumplir con lo señalado en el artículo 5°., del acuerdo 002, del año 2014 que dice textualmente:

“ARTÍCULO 5°. Creación y conformación de expedientes. Los expedientes deben crearse a partir de los cuadros de clasificación documental adoptados por cada entidad y las tablas de retención documental, desde el primer momento en que se inicia un trámite, actuación o procedimiento hasta la finalización del mismo, abarcando los documentos que se generen durante la vigencia y prescripción de las acciones administrativas, fiscales y legales. PARÁGRAFO. Los expedientes se conformarán con la totalidad de los documentos de archivo agrupados en desarrollo de un mismo trámite, actuación o procedimiento, independientemente del tipo de información, formato o soporte y deben agruparse formando series o subseries documentales”.

Te invitamos a conocer el acuerdo 002 de 2014 en este link  de la misma manera, a conocer el instructivo de solicitud de creación de expedientes virtuales de Orfeo y el formato de solicitud de creación.

El equipo de Gestión Documental está atento a sus dudas o inquietudes, de tenerlas, pueden escribir al correo gestion.documental@idartes.gov.co.