¿Qué es la supervisión?
Es el seguimiento integral entre lo técnico, administrativo, financiero y jurídico realizado por la entidad estatal sobre la ejecución de los contratos, con el fin de que se cumpla con su objetivo. La supervisión debe ser ejercida directamente por un funcionario público y es indispensable que se realice seguimientos constantes de la ejecución de las prestaciones del contrato.

¿Qué tienen en cuenta los supervisores para el desarrollo de sus actividades?
Los supervisores tienen en cuenta el contenido Normativo, Procedimental y Documental. Es importante por parte de los supervisores consultar los siguientes documentos (se encuentran publicados en Comunicarte):

• Manual de Interventoría y supervisión
• Manual de Contratación

Sus actividades se distribuyen en cuatro grandes funciones:
a. Funciones Generales:

• Apoyar el logro de los objetivos contractuales
• Velar por el cumplimiento del contrato en términos de plazos, calidades, cantidades y adecuada ejecución de los recursos del contrato.
• Solicitar informes, llevar a cabo reuniones, integrar comités y desarrollar otras herramientas encaminadas a verificar la adecuada ejecución del contrato.
• Llevar a cabo las labores de monitoreo y control de riesgos en la ejecución del contrato.
• Suscribir las actas que se requieran durante la ejecución del contrato para dejar documentadas diversas situaciones.
• Informar a la Entidad de hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción, o que pongan en riesgo el cumplimiento del contrato; así como entregar los soportes necesarios para que la entidad desarrolle las actividades correspondientes.
• Informar a la entidad cuando se presente incumplimiento contractual; así como entregar los soportes necesarios para que el área respectiva desarrolle las actividades correspondientes.

b. Vigilancia Administrativa

• Entregar los informes que estén previstos y los que soliciten los organismos de control.
• Garantizar la publicación de los documentos del contrato, de acuerdo con la ley.
• Verificar el cumplimiento de las obligaciones del contratista en materia de seguridad social, salud ocupacional, planes de contingencia, normas ambientales, etc.

c. Vigilancia técnica

• Verificar y aprobar la existencia de las condiciones técnicas para iniciar la ejecución del contrato.
• Verificar que el contratista suministre y mantenga el personal o equipo ofrecido, con las condiciones óptimas.
• Estudiar y decidir los requerimientos de carácter técnico que no impliquen modificaciones o sobre costos al contrato.
• Justificar y solicitar a la entidad las modificaciones o ajustes que requiera el contrato.
• Solicitar que la entidad haga efectivas las garantías del contrato.

d. Vigilancia financiera y contable

• Revisar los documentos necesarios para efectuar los pagos al contrato.
• Documentar los pagos y ajustes que se hagan al contrato y controlar el balance presupuestal del contrato.
• Verificar la entrega de los anticipos pactados al contratista cuando estos apliquen.
• Verificar que las actividades adicionales que impliquen aumento del valor o modificación del objeto del contrato cuenten con autorización y se encuentren debidamente justificados.

¿Tienen los supervisores algunas prohibiciones?
Los supervisores tienen prohibido:

• Adoptar decisiones, celebrar acuerdos o suscribir documentos que tengan por finalidad la modificación del contrato sin el lleno de los requisitos legales pertinentes.
• Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios.
• Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo.
• Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato.
• Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato.
• Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al contrato.
• Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones contractuales.
• Actuar como supervisor o interventor en los casos previstos por las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades.

Responsabilidades
De igual manera cabe mencionar que los supervisores son responsables por sus actuaciones y omisiones frente a las funciones asignadas y en consecuencia responden civil, fiscal, penal y disciplinariamente por las faltas que cometan en el ejercicio de sus funciones.

Guías, Manuales, Procedimientos y Políticas

• Manual de Interventoría y Supervisión
• Procedimiento de Supervisión Contractual
• Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión de los contratos del estado