Un sistema integrado de gestión está conformado por varios subsistemas.  Nuestras oficinas de Planeación y Control Interno, junto con el acompañamiento y asesoría del área de Comunicaciones, han venido trabajando en una serie de campañas que buscan afianzar cada uno de ellos. El SIGA busca fortalecer dentro de las organizaciones los sistemas de información, mediante la implementación de programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos (Orfeo permite incorporación, gestión y administración de documentos aplicando de forma correcta la disciplina archivística y Koha, lo concerniente al sistema de gestión de bibliotecas).

Los procesos de gestión documental cumplen un papel relevante en la implementación de sistemas de gestión de calidad y por lo tanto en la consecución de los objetivos y retos planteados por un sistema de información integral.
 
En marzo de 2016, el área de Gestión Documental publicó en la página del Idartes su Programa de Gestión Documental, allí se encuentran los lineamientos para los procesos propios del progrma (Producción documental, gestión y tramite, organización, transferencia, etc.) y sus fases de implementación. En el siguiente enlace se puede revisar con detalle el documento.

¿Sabías que existe una Directiva para prevenir conductas irregulares sobre la pérdida de documentos públicos?

En el Idartes tenemos la Directiva 003 de 2013 la cual nos brinda información relacionada con el proceso de Gestión Documental, entre muchos otros procesos, en temas como:

• Utilizar los bienes y recursos asignados para el desempeño de su empleo, cargo o función, las facultades que le sean atribuidas, o la información reservada a que tenga acceso por razón de su función, en forma exclusiva para los fines a que están afectos.
• Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función, conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.

Así mismo, se tiene normado mediante esta Directiva dos tipos de prohibiciones:

• Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.
• Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas.

El incumplimiento de estas podría ocasionar sanciones que se catalogan según el tipo de falta que se cometa: Faltas leves, graves o gravísimas.