¿Sabías que las Tablas de Retención Documental de cada dependencia deben estar relacionadas de acuerdo a las Series y Subseries y actualmente se encuentra publicada en la Intranet?

Tablas de Retención Documental: Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

En el Proceso de Gestión documental se cuenta con el Procedimiento Elaboración y Actualización Tablas Retención documental con Código: 8AP-GDO-F-08, con fecha: 21/04/2014, Versión: 4. El procedimiento se encuentra en la Intranet. 

Algunas Politicas de Operación
Los periodos de retención y disposición final de los documentos deben ser fijados por la entidad teniendo en cuenta la normatividad vigente.

Cada vez que se realicen cambios en el organigrama del Instituto, se tendrán que hacer los respectivos ajustes y actualizaciones frente a las TRD.

Dentro de los eventos contemplados para la actualización de las TRD se encuentran:

• Cambios estructurales totales de las entidades producidas mediante acto administrativo
• Traslado o recepción de funciones misionales entre entidades producidos mediante acto administrativo
• Actualización completa de las guías de Gestión Documental para procesos transversales a las Entidades de Distrito emitidas por la Dirección de Archivo de Bogotá